15 Tipps für bessere Meetings

Liebe Freunde,

Diese Woche: Wir präsentieren 15 praktische Tipps, wie ihr eure Meetings verbessern könnt - inspiriert von Apple, Facebook, Disney und Co.

15 praktische Tipps für bessere Meetings

Eine neue Studie zeigt, dass wir fast 30 % unserer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Aber ein Drittel dieser Meetings werden als ineffektiv oder sogar als Zeitverschwendung angesehen.

Und obwohl ein Grossteil der Zeit, die wir in Meetings verbringen, tatsächlich ineffizient ist, besteht die Lösung nicht darin, keine Meetings mehr zu halten, sondern sie besser zu machen.

Deshalb haben wir eine Liste mit 15 praktischen Tipps von erfolgreichen Führungskräften und Unternehmen zusammengestellt, wie ihre eure Meetings verbessern könnt.

Regel Nr. 1: Keine Meetings ohne klare Agenda:

Sheryl Sandberg, COO von Meta (Facebook), besteht auf einer klaren Agenda für jedes Meeting, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Sie schreibt: "Wir versuchen, uns über unser Ziel im Klaren zu sein, wenn wir uns zu einer Besprechung hinsetzen - sind wir in diesem Raum, um eine Entscheidung zu treffen oder um eine Diskussion zu führen? Keine Agenda = Kein Meeting.

Regel Nr. 2: Die Pizza-Regel:

Amazon-Gründer Jeff Bezos sagt, dass kein Meeting so gross sein sollte, dass zwei Pizzen nicht die ganze Gruppe satt machen können (ca fünf Personen) - um Meetings klein und überschaubar zu halten.

Regel Nr. 3: Directly Responsible Individual (DRI):

Bei Apple hat jede Aufgabe, die in einem Meeting besprochen wird, einen DRI (direkt verantwortliche Person), um sicherzustellen, dass jemand eindeutig für die Erledigung verantwortlich ist.

Regel Nr. 4: Die Drei-Optionen-Regel:

Bei Amazon gilt die Regel, dass in einem Meeting niemals eine Entscheidung getroffen werden darf, ohne dass drei Optionen auf dem Tisch liegen. Dies zwingt die Teilnehmer dazu, über verschiedene Optionen nachzudenken und nicht die erstbeste Lösung zu wählen.

Regel Nr. 5: Die Kanarienvogel-Regel:

Bei Twitter gibt es in Besprechungen einen "Kanarienvogel", der darauf hinweist, wenn das Gespräch aus dem Ruder läuft oder die Motivation gering ist.

Regel Nr. 6: Die 4-Stunden-Meeting-Woche:

Dustin Moskovitz, Mitgründer von Asana und Facebook, hat eine Regel eingeführt, nach der jeder Mitarbeiter maximal 4 Stunden pro Woche an Meetings teilnehmen darf.

Regel Nr. 7: Der meetingfreie Tag:

Bei Shopify gibt es meetingfreie Tage, um Deep Work zu ermöglichen. Auch Facebook hat unternehmensweit "No Meeting Wednesdays" eingeführt.

Regel Nr. 8: Die "Letzte-10-Minuten-Regel":

Google wendet die "Last 10 Minutes Rule" an, d. h. die letzten 10 Minuten jedes Meetings werden genutzt, um die Diskussion noch einmal Revue passieren zu lassen, über die nächsten Schritte zu entscheiden und klare Aufgaben zu vergeben.

Regel Nr. 9: Die "Die besten machen eine Pause"-Regel:

Jeff Weiner, ehemaliger CEO von LinkedIn, plant zwischen allen Meetings 30 Minuten "Pufferzeit" ein, um das Besprochene zu verarbeiten, Mitarbeiter zu coachen oder einfach nur nachzudenken.

Regel Nr. 10: Die "Keine Zuschauer"-Regel:

Diese von der agilen Methodik vorgeschlagene Regel besagt, dass nur Personen teilnehmen sollten, die eine aktive Rolle in der Agenda des Meetings spielen, um die Zahl der Zuschauer zu minimieren. Alle anderen werden nur per E-Mail informiert.

Regel Nr. 11: Die "Ein-Wort-Check-In"-Regel:

Zu Beginn eines Meetings bei Zappos werden die Teilnehmer gebeten, ihre aktuelle Stimmung mit einem Wort zu beschreiben. Dies gibt den emotionalen Ton des Meetings vor und hilft zu verstehen, wie sich die Leute fühlen.

Regel Nr. 12: Die "30/30"-Regel:

Bei Hilton sind die ersten und letzten 30 Minuten des Tages meetingfrei - die ersten 30 Minuten dienen der Planung und die letzten 30 Minuten der Reflexion.

Regel Nr. 13: Die "Zwei-Fragen-Regel":

In Meetings bei Disney müssen die Teilnehmer während der Diskussion mindestens zwei Fragen stellen, um ihr aktives Mitwirken zu fördern.

Regel Nr. 14: Die "Immediate Minutes"-Regel:

Bei Goldman Sachs werden die Minutes (Protokolle) direkt nach dem Meeting verschickt, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer einen Nachweis über die getroffenen Entscheidungen haben.

Regel Nr. 15: Die "Visible Timer"-Regel:

Bei Nordstrom werden Meetings mit einem sichtbaren Countdown-Timer durchgeführt, um die Effizienz zu steigern.

Bonus: "Wenn du zu spät kommst, singe"

Bei Tesla hat Elon Musk eine Regel, nach der jeder, der zu spät zu einem Meeting kommt, singen muss, um sicher zu stellen, dass alle pünktlich sind.

Diese Regeln dienen als Inspiration. Idealerweise besprecht ihr diese mit euren Kolleginnen (in einem Meeting ;-D) und entscheidet gemeinsam, welche davon ihr umsetzen möchtet.

Eine Frage für dich

1) Was hindert dich daran, deine Meetings effizienter zu gestalten?

2) Welche der oben genannten Regeln könntest du umsetzen?

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